Come scegliere un software per la gestione del personale

Se si desidera coinvolgere i dipendenti e semplificare tutte le attività amministrative, allora è necessario un software di gestione del personale.

Cosa ancor più importante però, oltre a comprendere l’importanza di un software per la gestione dei dipendenti, è imparare a sceglierlo bene.

In quest’articolo analizzeremo in primis cos’è una piattaforma per la gestione dei dipendenti, per poi esaminare i fattori da prendere in considerazione nella scelta del miglior software di gestione del personale e risorse umane, elencando i criteri principali da tenere in considerazione in questo senso.

 

Che cos’è un software per la gestione del personale?

Il software per la gestione dei dipendenti aiuta ad organizzare le risorse umane, i dati principali sulle prestazioni e ad automatizzare l’amministrazione dei processi di valutazione del personale.

Aiuta inoltre a rimanere concentrati sullo sviluppo e sul coinvolgimento dei dipendenti, riducendo sforzi di controllo ed ulteriori spese per le aziende che decidono di implementarlo.

Le revisioni delle prestazioni possono essere effettuate più velocemente e vengono così rese disponibili analisi della forza lavoro approfondite per imprenditori e top manager.

Inoltre con un software per la gestione del personale dipendente è possibile:

• gestire le presenze del personale

• organizzare le ferie e la relativa timbratura

• amministrare i permessi dei dipendenti

• controllare gli orari d’ingresso e uscita di ogni lavoratore in tempo reale

• ottenere informazioni rapide sulle trasferte del personale

• gestire tutte le questioni relative al denaro e alla buste paga

• organizzare ed implementare tutte le attività hr connesse alle risorse umane

Una volta consapevoli delle funzionalità principali, ecco 5 suggerimenti per scegliere al meglio il software di gestione del personale.

 

1. Identificare la forza e la debolezza dei processi aziendali

Per capire se hai effettivamente bisogno di un sistema di gestione delle prestazioni dei dipendenti, è necessario identificare le sfide che caratterizzano i tuoi processi e le tue problematiche aziendali.

Hai problemi con la gestione delle attività amministrative o di coinvolgimento dei dipendenti?

Se la risposta è sì, inizia con l’elencare le aree problematiche da affrontare ed identifica i punti salienti del tuo sistema attuale.

Per scegliere il miglior software per la gestione del personale è necessario comprendere quello che soddisfa le proprie aspettative.

In questo senso, è molto importante elencare gli elementi essenziali e unici che definiscono la cultura del lavoro della propria organizzazione. Questi aspetti devono essere preservati se non potenziati. L’elenco dei punti di forza e di debolezza è il primo passo per trovare la soluzione giusta che si adatta facilmente alle tue esigenze.

 

2. Determinare gli obiettivi che si desidera raggiungere con il software per la gestione dei dipendenti

Elencare i punti di forza e debolezza della propria organizzazione aziendale è solo il punto di partenza nella scelta di un software per la gestione delle risorse umane.

Il secondo step da considerare è stabilire gli obiettivi da raggiungere.

Gli obiettivi devono essere specifici e misurabili. Solo in questo modo si potrà raggiungere l’automazione nell’analisi e gestione della gestione del personale dipendente.

Riprendendo la valutazione dei punti di forza e debolezza, se, per esempio, la lunga durata di processo di analisi e valutazione è il punto debole dell’azienda, è necessario darsi un periodo di tempo per completare il processo di valutazione come il vostro obiettivo specifico e misurabile.

Esistono a tal proposito software che integrano al proprio interno la presenza di time sheet e altri strumenti e risorse in cloud con le quali è possibile ottenere soluzioni ottimali per le proprie criticità.

E’ evidente anche da questo esempio che porsi i giusti obiettivi aiuta a trovare il software di gestione dei dipendenti più idoneo a raggiungere il successo aziendale.

 

3. Elencare le caratteristiche obbligatorie presenti nel software di gestione personale

La struttura organizzativa aziendale definisce i requisiti di funzionalità della piattaforma ricercata.

In questo senso è fondamentale creare una checklist di funzionalità essenziali per il proprio business. Preparare un elenco con le caratteristiche ricercate rende la ricerca di un software per la gestione dei dipendenti e delle risorse umane molto più semplice e da valore aggiunto al processo di selezione delle soluzioni migliori.

Ogni organizzazione ha i suoi moduli di feedback unici, il suo flusso di attività, il suo sistema di approvazione ed in questo senso il responsabili dell’area hr necessitano non solo delle competenze adatte per portare a termine i propri obiettivi, ma anche di una maggiore facilità nell’amministrare i lavori di direzione, che variano da settore a settore.

E’ importante quindi assicurarsi che l’elenco delle caratteristiche sia composto da caratteristiche non solo generiche, ma principalmente specifiche.

 

4. Ricercare il software per la gestione del personale più adatto alla tua attività

Se si seguono tutti i passaggi elencati sopra, si disporrà di un quadro completo per iniziare la caccia al software per la gestione risorse umane e dipendenti in maniera più consapevole.

Come accennato in precedenza, ogni piattaforma possiede una suite con caratteristiche base, con un modulo o più moduli assemblati e dall’utilizzo standard.

Altri invece hanno il proprio set di caratteristiche speciali in cui sono imbattibili.

Per esempio, alcuni possono essere più forti sull’interfaccia utente, mentre altri possono avere funzionalità più profonde. Scegliere quello che si adatta al proprio sistema organizzativo, ai propri dipartimenti, alle funzionalità di recruiting e a tutto ciò che richiede la propria impresa garantisce anche una facilità maggiore al team nell’adattamento al nuovo software.

E’ importante confrontare i fornitori, i prodotti, le caratteristiche, i prezzi e la loro credibilità, comprendendo a fondo il prodotto e i benefici che porta al proprio business.

E’ possibile eventualmente anche utilizzare inizialmente software con sessioni demo.

Cosa fondamentale è non cercare per forza il risparmio, in quanto un taglio al budget nella compravendita del software potrebbe incidere sulle prestazioni aziendali.

Investire nella tecnologia giusta è la quintessenza per una gestione efficiente dei talenti nella fase di recruiting e per raggiungere una crescita aziendale guidata dalla produttività.

 

5. Valutare l’implementazione, la formazione e i servizi di supporto dei fornitori

Il tuo lavoro preparatorio di ricerca del software per la gestione delle HR e dei dipendenti non è completo fino a quando non si valuta il servizio post-vendita dell’azienda a cui ti sei affidato.

In questo caso gioca un ruolo fondamentale la formazione ed il servizio di supporto da parte dei fornitori della piattaforma ed è, al giorno d’oggi, una delle caratteristiche da considerare quando si ricerca una piattaforma di questo genere.

 

Conclusioni

Il software per la gestione del personale dipendente e per le risorse umane è utile solo se viene utilizzato in modo efficace.

E’ importante valutare attentamente se i propri dipendenti si adatteranno al prodotto, se è semplice, a portata di clic e non aggiunge ulteriori complicazioni durante l’utilizzo; se ha le funzionalità di cui si ha bisogno, può facilmente impostare e monitorare gli obiettivi e analizzare le prestazioni.

Il giusto software guida le aziende e PMI a raggiungere una cultura ad alte prestazioni.

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